Eventos y protocolo: frivolidad o necesidad

El Club para la Excelencia en Eventos, como integrante de la Vocalía de Eventos y protocolo de la Asociación de Directivos de Comunicación, participó el pasado jueves en el seminario “Eventos y protocolo: frivolidad o necesidad” que se impartió en la EOI.

Sebastián Cebrián, Director General de DIRCOM, comenzó haciendo una introducción acerca de los integrantes de la Vocalía de Eventos y Protocolo de Dircom, los ponentes del Seminario y los colaboradores. Explicó a grandes rasgos lo que es Dircom y sus actividades formativas.

Tras una introducción acerca del Club para la Excelencia en Eventos, su presidente, Óscar Santiago, comenzó proponiendo la siguiente definición de evento:

Un evento de calidad es una herramienta de comunicación que persigue objetivos claros, concretos (para la empresa). Que es capaz de sorprender creando momentos únicos (cada evento debe ser diferente). Que  emociona y hace que se potencie aún más el recuerdo posterior. Que es eficiente ajustando la creatividad al presupuesto. Y que es capaz de lograr un feedback inmediato.

Un evento de calidad es un evento sólido con tres momentos muy diferenciados:

Antes Evento- Tener muy claros los objetivos, estrategia, mensaje, público. Buen briefing, valorar un buen proyecto (viabilidad, papel del dircom en cada fase…). Confirmar objetivos, definir comunicación. Reunión de arranque, seguimiento, cierre y ensayos. En la definición de la comunicación hay que precisar el protocolo externo e interno (Ana Aceituno, Directora de Anathenea, explicó lo concerniente a este tema).

Antes Protocolo- Recopilar información sobre eventos anteriores, definición con el Departamento de Comunicación de los objetivos a conseguir en imagen, invitados (grupos a considerar), medios de comunicación, puesta en escena. Acordar la fecha y hora adecuadas para el evento. Diseño de invitaciones. Envío de invitaciones y convocatoria a medios. Elaboración del programa tentativo del evento. Visita previa al lugar donde se realizará el evento con equipo de  Comunicación,  Protocolo de instituciones oficiales y/o privadas que acudan al acto (si fuera necesario), la agencia de organización de eventos y posibles profesionales más (ejemplo: Policía o Guardia Civil, responsables de Seguridad, en caso de que el evento lo requiera). Previsión de posibles imprevistos o situaciones a contemplar en caso de necesidad (“el plan B”). Toma de decisiones consensuada en cuanto a protocolo de los invitados,  programa del evento, zona para medios. Elaboración del programa definitivo del evento. Comunicación y coordinación con equipo de la Organización del Evento.

Durante Evento- Gestión del directo (seguimiento y control de todas las áreas, consecución de objetivos con ejecución impecable, capacidad de reacción…)

Durante Protocolo- Ejecución del programa, de las acciones previstas.

Después Evento- Medición de resultados (Análisis, hojas de evaluación, histórico….)

Después protocolo- Revisión del protocolo, evaluación.

Jorge Daniel Salvati, Presidente del Consejo Consultivo de la OICP (Organización Internacional de Ceremonial y Protocolo), ofreció unas pinceladas de protocolo internacional donde explicó que existen cuatro principios:

1- La igualdad de los estados

2- La reciprocidad

3- Reconocimiento y honor social

4- Respeto a la identidad cultural.

Citó la definición de protocolo del Dr. Fernando Ramos:“El Protocolo es uno de los ámbitos de fijación y expresión de la identidad y la imagen corporativa de las organizaciones.

Es una de las expresiones de su cultura y de su sistema de valores”.

El protocolo debe estar ligado a la estrategia de la empresa e impregnar la realidad social actual, la intercomunicación y las manifestaciones públicas de las empresas, para llegar a la excelencia.

Continuó el seminario con la explicación del papel del Dircom de la mano de José Romero, Director de Comunicación de Vodafone. Precisó que dentro del diseño del plan de comunicación, que debe estar ligado a las estrategias de negocio de la compañía, se definen las audiencias, canales y mensajes. Se tiene que dar a conocer a las agencias que trabajan con la compañía el plan de comunicación, elaborar el briefing y responder activamente al contrabriefing. Participar en el diseño del evento para que se cumplan las políticas de la empresa y valorar el evento en términos de comunicación.

Óscar Santiago recogió el testigo para exponer las tendencias del momento:

Eventos más humanos y con mayor conexión. Una comunicación más precisa, más directa, más inmediata y más real. Actualmente existe más medición del impacto, los presupuestos son más apretados, menos lujo, más sostenibles…..

A nivel internacional comienza a haber un repunte de los eventos, dentro del mix de herramientas de marketing ocupan un 32% y lo que más se quiere remarcar es la importancia que adquiere junto a la creatividad y ejecución, la ESTRATEGIA.

El protocolo y los eventos constituyen, sin duda, una herramienta de comunicación estratégica transversal que traslada al día a día los valores teóricos de compañías, instituciones y marcas adaptándolos a cada tipo de público.

Los eventos y el protocolo alcanzan su mayor potencialidad cuando dejan de ser una herramienta meramente puntual y se convierten en una herramienta estratégica de comunicación.

En este sentido se llevaron al seminario como casos prácticos que avalan esa visión estratégica, Nissan, Airbus y Vodafone. La aplicación de los eventos y el protocolo a la estrategia de comunicación no es frivolidad, sino una necesidad importante de reforzar los valores de marca y complementar su política de RSC.

Presentación del Nissan Leaf. Mediante un Roadshow por las capitales de provincia más importantes del país se presentó el primer coche compacto familiar eléctrico, de Nissan. En Madrid, los representantes de Nissan y Endesa como anfitriones, Ana Botella como “madrina” del acto (se buscó una autoridad política vinculada a las características del vehículo que se presentaba, así que la Concejala de Medio Ambiente era la persona idónea). Unidades de prueba para conocer el vehículo muy de cerca. Explicación del modus operandi para lograr que la figura política acudiera al evento y el desarrollo del mismo.

Presentación del Airbus400M en la factoría de la Fal en Sevilla: 9 países unidos para crear el avión militar del Siglo XXI. Se explicó como además se buscaba potenciar la ciudad de Sevilla como ciudad de referencia aeronáutica europea. Acude Su Majestad, el Rey de España, así como altos cargos militares y políticos. Se presenta el avión de la mano de los empleados de la factoría, mensaje de motivación interna. Nueve países unidos por un mismo cielo. Se desgranó todo el proceso de protocolo y organización del evento en detalle.

Lanzamiento del iPhone4 por Vodafone en El Garrobo (Sevilla), buscando modernidad, innovación y llegar a las autoridades andaluzas. Vodafone había llevado previamente infraestructuras de comunicación a muchos pueblos de España y quiso lanzar el iphone4 desde uno de los pueblos, donde organizó una verbena y hasta donde se trasladaron un significativo número de blogueros y twitteros que informaron del original lanzamiento. Hubo gran repercusión mediática. En las tiendas Vodafone donde se vendía el nuevo terminal organizaron un sistema de avatares que sustituían a las personas a la hora de guardar la cola pudiéndose relajar con un masaje durante la espera.

 

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