DEL CONOCIMIENTO…¡¡A LA ACCIÓN!!

Es una satisfacción ver cómo cada vez se van haciendo más cosas concretas en cuanto a sostenibilidad en eventos. Esto es, ni más, ni menos, HACER MEJOR LOS EVENTOS.

De la mano de EvenSost e ISO 20121 el sector de eventos  va en el buen camino. EventSost , que pone el foco en el evento, ayuda a las agencias, espacios y proveedores de productos o servicios a conseguir el nivel adecuado  en gestión sostenible para certificar la capacidad de hacer eventos más sostenibles. Capacidad que se adquirirá a través de la plataforma de autoevaluación de la gestión de la empresa  y que ofrece criterios operacionales de mejora. Se obtendrán las certificaciones con la auditoría independiente de AENOR. EventSost  se complementa con la ISO 20121, que está pensada para eventos más complejos y que quieran tener una certificación más internacional.

Claves:

-Fundamental que el impulso de ser sostenible venga de la dirección de la empresa.

-Inocular la sostenibilidad en el ADN de la empresa

-Considerar al auditor como un partner para ayudar a mejorar

-La Sostenibilidad es un camino

-El cliente internacional es mucho más pro-sostenible, nos tiene que servir de ejemplo.

Se han organizado en Barcelona y Madrid, en el mes de febrero, dos jornadas sobre Certificación de la sostenibilidad en eventos promovidas por MPI y Eventsost, con la colaboración de Aenor, ICCA, la Asociación de MKT de España y el Club para la Excelencia en Eventos. Podemos destacar lo siguiente, dicho por sus participantes:

María Jesús Romeo (Fira de Barcelona)- Trabajan en reducir consumos y generar negocio con la política de la sostenibilidad. Relacionan eventos con proyectos sociales (mesa de trabajo de la Barceloneta donde se integra a jóvenes en riesgo de exclusión social). No poner moqueta o el excedente trabajan  en convertirlo en  biodiesel. Utilizan una app en el Mobile World Congress para que los asistentes elijan menú y ajusten mejor los cálculos en las comidas.

Cristina Monge (ECODES)- La sostenibilidad es una estrategia. Priman la cercanía sobre el producto sostenible si éste viene de más lejos. Fomentan el transporte en vehículos híbridos y eléctricos. Consideran que contar ayuda a dar ejemplo.

Nuria Prats (Girona Convention Bureau)- Trabajando en el Proyecto Smart City. Los excedentes de las talas los convierten en biomasa.

Marc Martínez (Servis Group)- Ser sostenible es rentable. Certificarse proporciona un valor diferencial. Produce un impacto en tus propios empleados (a raíz de certificarse con EventSost uno de sus empleados ha contactado con varios payeses de la zona que les proveen de productos de cercanía).

David Berrocal (Unit Elements, miembro del Club para la Excelencia en Eventos)- Mayor impacto en el ámbito social que medioambiental. Abrir el canal social genera continuidad y puede llegar a ser un elemento transformador si se  integra en el modelo de negocio. Debe existir coherencia interna de la agencia con lo que ofrece a sus clientes.

Manuel Araújo (Exploramás)-El destino es un filtro, no una barrera. Detectan que en Andalucía se apuesta más por el plano medioambiental y en Barcelona más por el social. Hacen reforestación outdoor e indoor (que potencia las garantías de que salga adelante lo plantado). Consideran a las agencias la clave entre el cliente y el proveedor para impulsar la sostenibilidad en eventos.

Gerardo Wadel (Green Building Council España)- Visión holística y comunicación sensibilizadora. Los pequeños pasos cuentan.

Sandrine Castres (MCI y MPI Spain Chapter)- Hace mucho tener en la empresa una persona dedicada y entregada al tema de la aplicación de la sostenibilidad en eventos. Tienen un convenio con Down España.

Víctor Conde (Asociación de Marketing de España)- Hay mucho desconocimiento todavía en cómo hacer más sostenibles los eventos. La Asociación de MKT de España fue la primera en certificar con EventSost un evento como sostenible.

Raúl Valiente (Quum, miembro del Club para la Excelencia en Eventos)- La sostenibilidad debemos impulsarla las agencias y proveedores antes de que nos la impongan desde la administración a su manera. Los clientes todavía no la demandan pero es bueno certificarse para poder ofrecerla aplicada a sus eventos.

DavidAbreu (PAP Congresos)- Considera que quien no se ha subido ya a ser más sostenible ha perdido el tiempo. Es algo de sentido común.

Santiago Molina (Instituto Superior del Medio Ambiente)-La sostenibilidad es una búsqueda constante, un camino.

Fabio Lomeña (Exploramás)- Ofrecen actividades de sostenibilidad y otras que no lo son pero impulsan su compensación. Trabajan en encauzar a dejar un  legado en cada evento.

Carmen Aguirregomezcorta (ICCA Spain Chapter)- Considera que es una responsabilidad de empresas y agencias el avanzar hacia ser más sostenibles.

Entre el público cabe destacar:

Desde JMT Ambiplan- Consideran que cuando se vaya extendiendo ser más sostenible se irán abaratando los costes. Todavía en muchos casos se detecta una doble moral entre lo que se dice que se hace y lo que se hace realmente.

Desde Repsol- Incluyen pinceladas de sostenibilidad en el briefing. Todavía no se demanda internamente pero trabajan en crear cultura sostenible en eventos.

Desde Entry- Se impulsa gestionar el evento sin tener que imprimir en papel.

La Generacion “Y” entra en escena

Los nacidos entre 1980 y 2000, los llamados Millennials o Generación “Y”, ya están entrando en el mercado de eventos. En 2030 serán la generación más potente, por lo que debemos pararnos a analizar sus características para entenderlos y adaptarnos a sus requerimientos.

https://www.youtube.com/watch?v=iYYgDd5vMzY

Podemos resaltar las siguientes características de la Generación “Y”:

-Hiperconectados (tecnológicos)

-Viven el momento (Carpe Diem)

-Publican en Redes Sociales

-Comprometidos socialmente on line y off line

-Prosumidores (consumidores que prescriben marcas)

-Quieren opinar, hablan de tú a tú a las marcas

-Quieren información en tiempo real, son impacientes.

-Deciden con rapidez

-Valoran mucho la experiencia y la anteponen al lujo

-Apoyan los nuevos modelos de economía colaborativa  (www.airbnb.esUber (www.facebook.com/UberSpain?brand_redir=1), www.blablacar.es …)

En cuanto a su forma de vida:

-Preparación y educación para obtener éxito y felicidad en sus carreras

-Trabajan bien en equipo

-Pensamiento estratégico, toman decisiones a largo plazo pensando en la comunidad (sostenibilidad ambiental, social y económica).

-Multitaskers ( caminan oyendo música mientras tweetean y hacen fotos por el camino, que comparten en ese momento. Estas actividades se complementan en su mundo)

-Se dejan influenciar por los quioscos on line para tomar una decisión sobre una marca

-No tienen intención de casarse , de comprar una casa…o lo retrasan en el tiempo. En EEUU no están comprando coche.

-No profundizan, utilizan la Wikipedia

-Quieren opinar

-Valoran su privacidad

…………………………………….

Todo esto aplicado al sector de eventos hace que tengamos que tener en cuenta:

- El wifi es fundamental

- Interactuación a través de las RRSS, apps..

- Sesiones TED, cortas y efectivas.

- Propiciar la co-creación ya que valoran más la suma de los conocimientos de los asistentes que el ponente en sí.

- Visual storytelling

- Implementar acciones de responsabilidad social dentro del evento

- Hacer más sostenibles los eventos minimizando y compensando los impactos negativos e introduciendo acciones que dejen un legado positivo.

- Comunicar a través del humor y el juego ( gamificación)

- Incluir un espacio o momento tendente a la paz y bienestar mental

Fuentes: José García-Aguarod, Eventoplus y Erik Peimbert, Konzeppt

La sostenibilidad en eventos a juicio

¿ La sostenibilidad está en el ADN de las empresas o es cuestión de parecer lo que no se es?

¿Es un must a integrar en el modelo de negocio con el objetivo de transformarlo o es un lavado de cara para salir del paso?

¿Los eventos sostenibles contribuyen a mejorar el negocio o son sólo una moda

Estas cuestiones se plantearon  en la sesión ¿Estamos verdes o qué? que organizó ICCA, en EIBTM, en la que colaboró el Club para la Excelencia en Eventos, a través de David Berrocal, Socio Director de Unit Elements, agencia miembro del mismo.

Objetivo: Espolear al sector de evento a ser más sostenible a través de un formato atractivo, un juicio, con toda la seriedad que exigen los ontenidos expuestos, pero con toques de humor para aligerar el tema.

Un abogado defensor: Guy Bigwood-Director de Sostenibilidad de MCI Group

Dos testigos de la defensa;

Manuel Macías- Director en Sevilla Congress & Convention Bureau

Javier Lacunza-Director de Baluarte

Un fiscal acusador: Alberto Gómez- Director de Ephymera Sostenibilidad

Dos testigos de la acusación:

Marc Martínez- Managing Director de Servis

David Berrocal- Socio Director de Unit Elements, agencia del Club para la Excelencia en Eventos

El público dividido en dos bandos, defensa y acusación, donde se pusieron en común las experiencias y visiones para construir los argumentos que fundamentarían cada postura.

Guy Bigwood- Directorde Sostenibilidad de MCI Group abrió la sesión diciendo que vamos bien. Que ya está siendo aplicada la sostenibilidad en eventos y organizaciones a través de estrategias sociales y medioambientales desde el gobierno, palacios de congresos, asociaciones…La sostenibilidad se incluye en los programas formativos, aunque hay quemejorar la educación en ella y comunicarla. Para reforzar su alegato, llamó al esrado a sus dos testigos:

Manuel Macías- Director en Sevilla Congress &Convention Bureau habló de la sostenibilidad como un plato cocinado a fuego lento y puso ejemplos de cómo se ha utilizado la bicicleta como transporte oficial o el manual de buenas prácticas elaborado para el festival europeo de eventos, EuBea, celebrado este año en Sevilla.

Javier Lacunza-Director de Baluarte- En 2006 Baluarte obtiene la ISO 14001 y en 2013 se certifica con Biosphere Responsible Tourism, que reconoce la integración del palacio de cogresos en su medio, fomentando el desarrollo social y económico de la comunidad local. Minimizan sus impactos ambientales y ofrecen al cliente un producto diferente, basado en la maximización de la experiencia turística a través de la integración del visitante en el entorno ambiental, cultural y social.

Sobre la necesidad de ir involucrando a todo el sector se comentó en el grupo, desde el www.clubparalaexcelencia.com, que hay agencias organizadoras que ya se han certificado con www.eventsost.com (certificación específica para el sector de eventos) y otras que están en proceso de conseguirlo. También lo han hecho proveedores de productos, asociaciones y medios, que han adquirido ya el compromiso de impulsar la sostenibilidad.

Alberto Gómez- Director de Ephymera Sostenibilidad, en su turno como acusación, se mostró escéptico ante considerar que el sector avanza lo suficiente en el tema de sostenibilidad. Una cosa es, de cara a la galería, decir que es algo importante y otra, muy distinta, incorporar la sostenibilidad a la realidad de las empresas y eventos organizados. Hoy por hoy no está incluida en el ADN de las empresas aunque se estén haciendo acciones relevantes. Sus testigos declararon lo siguiente:

David Berrocal- Socio Director de Unit Elements, agencia del Club para la Excelencia en Eventos explicó que se hacen muchas acciones sociales, reforestación de bosques, recuperación de playas…Todas las acciones relacionadas con personas son un éxito absoluto pero el reto es su integración en el modelo de negocio, en la estrategia de las compañías, para hacerlas más humanas. Hay que concebir la sostenibilidad como un elemento transformador.

Marc Martínez- Managing Director de Servis habló de convertir la información en conocimiento. Considera que el sector no está siendo sostenible, no es algo que se pida, pero el proveedor lo impulsa por responsabilidad y por economía de escala.Hay que reducir consumos y minimizar impactos. Es necesario educar y es un proceso progresivo.

Alberto Gómez concluyó diciendo que en crisis hay poca sensibilidad hacia la sostenibilidad y lo que hay que generar es  know how, ponerla en valor, comunicándola, y hace falta más regulación.

Una vez escuchadas las partes, el jurado, tras deliberar, emitió el siguiente veredicto en clave de humor:

Ante la pregunta que daba título a la sesión, ¿Estamos verdes o qué?, solo podemos decir que:

O nos ponemos las pilas… ¡o el planeta nos pone verdes!

O nos trasladamos a Marte con los seres verdes….

¡LAS APARIENCIAS ENGAÑAN!

“Ese negocio es muy sencillo…”

“Ese evento me lo puedo organizar yo…””

“Me voy a ahorrar ese coste… “

En ocasiones el  sector de eventos está empañado por ciertas creencias o estereotipos que impiden ver, con claridad, las consecuencias de ningunear una profesión compleja, que trabaja con la reputación de las marcas y que  se la juega en riguroso directo.

La  primera gran mentira  esta basada en la creencia de que las agencias de eventos trabajan sencillamente intermediando distintos proveedores. Contratar espacios, contratar  catering, contratar transportes, contratar audiovisuales …meterlo todo en un puchero y, “¡voila!”, sacar un evento. Y su primera conclusión es clara: Pues si me lo puedo ahorrar, ¡me lo ahorro!.

Si profundizamos un poco más,  es fácil ver el valor añadido de las agencias y los riesgos que se corren al ignorar la profesionalización de las actividades. Si tuviera que citar las tres cosas que más valor añadido aportan, de la gestión de una agencia en un evento, diría que son:

LA CREATIVIDAD: es ahí donde el concepto hace que  el evento tenga sentido, vaya dirigido a un target, persiga unos objetivos, te sorprenda y te  envuelva en unas emociones.

LA ASESORIA: la agencia tiene un papel muy importante en el asesoramiento de la empresa, basado en su experiencia,  proponiendo espacios adecuados, medidas de seguridad contrastadas, flujos de movimiento consensuados, momentos wow  estudiados, proveedores fiables, actividades envolventes, medidas de resultados…

LA FIABILIDAD: El evento es  un directo de emociones, y  es muy importante que todo este coordinado y gestionado de forma que cada parte pase en su momento y en su formato. La elección de la cadena de proveedores,  la costumbre entre ellos de trabajar en común y la coordinación de los mismos por profesionales hace que la línea del éxito y del fracaso se alejen cuando la gestión cae en equipos entrenados y experimentados.

Y sin esos tres  elementos,  la marca corre un gran peligro de estar cerca de la línea del fracaso más absoluto. 

EL CASO:

http://www.elmundo.es/madrid/2014/10/14/543c5716268e3ef4278b4579.html

Recientemente  hemos visto como una marca pujante de ropa joven ha quedado  herida de muerte e invadida de muy duras críticas de sus fans,  por  no tener previstos los posibles acontecimientos que  convertirían  el  directo de un evento en una situación incontrolada, que puso en riesgo la seguridad de los asistentes al evento.

A priori, un evento de esos que, a veces, por desconocimiento, imaginamos como SENCILLO, con unos ingredientes  aparentemente  básicos, como  localizar espacio, hacer una comunicación por mail, contactar a los artistas, preparar un catering y trasladar a los clientes en autobuses hasta el lugar del evento.

En este caso,  y una vez supuesto que estamos dentro del marco legal y que tenemos todas las autorizaciones para realizar dicho acto, (elemento que ponen en duda los periodistas) los organizadores estuvieron muy faltos de una buena ASESORIA Y COORDINACION,  que les hubiera mejorado  5  claves, que hubieran permitido que su marca hubiera seguido siendo pujante entre los asistentes, en vez de ser lapidada en redes sociales y denunciada en juzgados.

1.Organizar  al público asistente:  una convocatoria de 4.000 personas exige que los flujos de gente estén perfectamente estudiados y previstos.

2. Control de asistencia y conteo de personas exhaustivo en traslados y en acceso a espacio

3. Tratamiento del  transporte como proveedor estratégico:

-Designación de personas responsables  nombradas  específicamente para su buen          funcionamiento

-Análisis de necesidades de transporte y codificación según horarios

-Plan de mantenimiento.  Ejemplo : una vez cubiertos los horarios de máxima afluencia,  dejar un retén de  6-8 autobuses haciendo la “línea “  Capea –Madrid, Madrid- Capea

4.Análisis  de flujo de comida y bebida y distribución de los puntos de servicio

5.Equipos de seguridad y enfermería suficientes  para atender a un grupo masivo, de edad muy joven

Claves para innovar en eventos, las experiencias de actores de toda la cadena

El Club para la Excelencia en Eventos colaboró en la Panel Discussion sobre innovación, dentro del Event Innovation Summit 2014 , de Eventoplus.

¿Qué es innovar? 

Fernanda Udaondo, Vodafone, sabiendo a qué público me dirijo, sorprenderle. Es necesario un buen briefing. Importancia del preevento. 

David Berraco, EDT Eventos (agencia socia del Club para la Excelencia en Eventos), conseguir una experiencia interactiva, inmersiva desde el pre al post evento, además de sorprender. 

Alicia Collantes, Brahler , conseguir la participación del asistente. Para innovar todas las partes deben estar involucradas. Existe mucha innovación, pero hay que saber comunicarla y formar al cliente sobre la misma.

 

Desde el público se aportó qué innovar también es ser responsable socialmente y sostenible en general. 

Eric Mottard, moderador de la mesa, apuntó la importancia de pensar en el bienestar del asistente. 

¿Cómo innovar? 

David Berraco puso ejemplos de innovar con lo ya existente, utilizado de maneras distintas. Puso ejemplos de crear hologramas con telas en movimiento, iluminadas, conseguir proyecciones de grandes dimensiones sumando muchos proyectores al tiempo… 

Alicia Collantes cree que las necesidades del asistente deben ser el centro del que partir, integrando su opinión desde el principio, de diversas maneras. 

Fernanda Udaondo, habló de apoyarse, en ocasiones, en el streaming planteando un tema y un  hilo conductor. 

¿En relación al Big Data que estamos haciendo? 

Es verdad que se recogen muchos datos pero falta todavía profundizar en su análisis. Quizá las encuestas no ofrezcan mucha credibilidad al no dedicarles el asistente suficiente tiempo… La ley de Protección de datos dificulta el manejo de los mismos. 

¿Qué podemos mejorar? 

El enfoque de la agencia se centró en la importancia de segmentar y adaptar el evento a sus asistentes, incluso hacerles competir potenciando así su participación. Creatividad a la hora de convocar. 

La visión del proveedor de servicios es la de crear engagement ya que considera que la participación lo es todo. 

Desde el punto de vista corporativo se remarcó  en que hay que incidir en buscar el lado humano de las personas.  

Frenos a la innovación, ¿cómo combatirlos? 

Para David el cliente debe dejarse conocer más para hacer cosas distintas. Hay que conjugar la idea con el objetivo, potenciar la creatividad aplicada a la técnica y ejecutar con seguridad. 

Para Fernanda muchas veces ellos mismos son su propio freno, prefieren que ya se hayan probado las cosas con otros. Conocer bien a quien te dirijges hace más fácil innovar/sorprender con éxito. 

Tiempo , recursos económicos y formación echa en falta Alicia, que propone mayor esfuerzo en renovarse y formar a sus clientes sin tener que estar preparando un evento en concreto. 

Engage, el objetivo del EIS (vídeo resumen del encuentro  https://www.youtube.com/watch?v=PUuAz-6cFTc ), fue una idea que estuvo muy presente en el debate. 

¿Quién quiere ser sostenible?

En Evento-Days, en un formato de concurso a base de preguntas, el Club para la Excelencia en Eventos, junto con EventSost , trató de dar luz en relación a sostenibilidad en eventos.

 

Se llevó a cabo a través de las respuestas y ejemplos de mano de tres expertos: Asunción Martínez Navarrete, Gerente de Eventos, Comercial y Ferias, Dirección de Marketing y Publicidad Comercial de Repsol, Sheila Menéndez, Directora de Cuentas de SCP y Alberto Gómez Castillo, Coordinador de EventSost España.

 

Para hacer eventos más responsables  es necesario Involucrar a toda la cadena de suministro. 

Comunicar pone en valor, hace entender el sentido de las acciones que emprendemos para ser más sostenibles. Comunicar contagia al público de valores sostenibles.

Respetar el medio ambiente en un evento y medir los Gases de Efecto Invernadero de residuos, energía y transporte, nos permite  evitarlo, reducirlo y compensarlo.

La necesidad de producir el menor impacto posible, a través de la minimización en el consumo de recursos. Primar el empleo de materiales y tecnologías respetuosas con el entorno, evitar el desperdicio alimentario…Asunción Martínez  Navarrete se mostró partidaria de tener todo en cuenta, comenzando por el menudeo y demostró como con una pantalla plana y tecnología se podían hacer grandes cosas en cuanto a comunicación. 

Legado del evento: Actividades de RSC, trabajos para la comunidad,  colaborar con alguna ONG, transmitir mensajes sostenibles al público, educación y sensibilización, impacto económico del evento, donaciones… Acciones como sustituir los regalos en los eventos por apadrinar un árbol por asistente  consiguen repoblar un bosque, tal y como se contó desde Repsol.

Impacto económico del evento: Sheila Menéndez nos habló de empleo de productos de cercanía (Km.0), contratación de proveedores locales, contratación de trabajadores locales, dinamización socioeconómica del entorno con motivo del evento, promoción de los productos locales  en catering , regalos…, promoción turística…

Buenas prácticas en eventos:  Promoción de hábitos de vida saludable, ocio, alimentación, deporte, etc. Promoción de valores sostenibles, reciclaje, ahorro energético, catering sostenible, etc. Hacer que las personas asistan a actividades que fomentan los valores de la sostenibilidad, la tolerancia, la convivencia, la colaboración. Promover la movilidad sostenible.

Podemos relacionar con la sostenibilidad: Hablar de eventos accesibles para personas con todo tipo de discapacidades. Llevar a cabo acciones que lancen mensajes relacionados con valores como igualdad de género, inclusividad, etc. Contratación de personas en riesgo de exclusión laboral.

Alberto Gómez a modo de epílogo lanzó las siguientes ideas:
– Una empresa excelente se mide no sólo por los beneficios económicos de genera, sino también por otro tipo de beneficios tales como beneficios a sus trabajadores, a los clientes, a la sociedad, al medio ambiente, etc.

-Una empresa líder es capaz de generar toda esta multitud de beneficios.

-Cuando las empresas son capaces de generar todo este tipo de beneficios traspasan sus propios límites y fronteras, tanto en el espacio como en  el tiempo.  Una actitud responsable y sostenible nos da proyección y posicionamiento.

-Las empresas tienen que esforzarse por dejar un legado positivo para la sociedad y el planeta. Todo lo bueno que sean capaces de generar les será devuelto con creces en el futuro. Para ello las claves son: medio ambiente, personas, cliente y bien común.

Todas estas ideas se recogieron en la infografía “Eventos para un mundo mejor”:

http://issuu.com/eventsost/docs/eventos_para_un_mundo_mejor/0

 

Cuando la información se vuelve conocimiento

Era una tendencia, estaba en boca de todos, pero con aplicación limitada, esporádica y poco planificada. Había una necesidad de implementar una fórmula a través de la cual el sector pudiera ir consiguiendo organizar eventos más sostenibles. Ander Bilbao, CEO de Sörensen, agencia del Club para la Excelencia en Eventos, así nos lo cuenta: 

Abundando en el tema ¿necesita el sector de eventos ser más sostenible? Eric Mottard, CEO de Grupo Eventoplus, responde que ¡sin duda! y…:

https://www.youtube.com/watch?v=LMi-AixnLyc

Con respecto a otros países Chema Gómez, Presidente de MPI, destaca la capacidad que tenemos los españoles de aprender de aquellos que nos llevan la delantera en sostenibilidad en eventos y reaccionar con rapidez:

https://www.youtube.com/watch?v=Nal7VhShmSE#t=27

De la investigación y extrapolación de lo mejor de cada sistema existente en Europa y EEUU y la adaptación a la idiosincrasia latina, se ha conseguido desarrollar una plataforma para evaluar y entrar en un camino de mejora continua, en cuanto al nivel de gestión sostenible, para agencias de organización de eventos, sedes y proveedores de productos y servicios para eventos. Es una herramienta didáctica, que te ayuda a ser capaz de gestionar de un modo sostenible, bajando al nivel de las operaciones concretas. Se trata de EventSost www.eventsost.com , que, además, ofrece certificaciones sobre la capacidad de impulsar, de albergar, de garantizar servicios y productos y de organizar eventos más sostenibles (a su vez también certificables), valorando 18 parámetros distintos:

http://www.youtube.com/watch?v=8bxvqsI6_fU

¿Por qué es necesario un certificado de eventos sostenibles? Estrella Díaz, Presidenta del Club para la Excelencia en Eventos, considera que un certificado ofrecerá garantía y reconocimiento de que se hacen las cosas bien y posibilidad de comunicarlo:

Las marcas necesitan explorar nuevas vías que las asocien con  valores responsables y los eventos pueden ayudarles en ese sentido, como cuenta Víctor Conde, Director General de la Asociación de MKT de España:

https://www.youtube.com/watch?v=O1-jI1fpxZQ#t=50

Infografía de qué debe pedir un Director de Marketing para hacer un evento sostenible:

PULSAR ESTE ENLACE PARA ACCEDER A LA INFOGRAFÍA

Se ha conseguido convertir toda la información sobre sostenibilidad en eventos en conocimiento, implementándose una herramienta de gran valor para el sector. 

El Club para la Excelencia en Eventos ha obtenido el certificado Compromiso Sostenible C-0002-14 de EventSost,que manifiesta y demuestra su compromiso con la sostenibilidad en la industria de los eventos. Este compromiso se ha visto reflejado en la realización de manera recurrente de actividades de formación y sensibilización relacionada con la temática de la sostenibilidad de los eventos, en la promoción de actividades y proyectos que ayudan a consolidar una industria de eventos más sostenible y en el esfuerzo de difusión de la sostenibilidad realizado de manera constante a través de sus canales de comunicación oficiales.

 

 

 

 

¡A presentar!

¡Qué mejor manera que empezar una ponencia cantando! así lo ha hecho Juan Ramón Plana, ex Director General de la AEA, en un encuentro del Club Eventoplus, para hablar de cómo presentar.

Las claves para él son:

Diferenciación

Convencimiento de que queremos presentar

Preparación, ensayo y ensayo

Estar alerta a que alguien te interrumpa

Tener un guión establecido

Contemplar los imprevistos, el mapa no es el territorio…

Ser el primero o el último

Cuidar tu apostura

No beber otra cosa que agua

Mirar a los ojos de la audiencia

Imprimir ritmo a la voz

Masticar las palabras, hablar para que se te escuche y se te entienda

Utilizar conjunciones para coger aire

Interpretar, contar historias

Plantear preguntas para que se instalen en la cabeza de la gente

Creer en lo que se está exponiendo

Saber aplicar técnicas de voz por si es necesario.

Esto aplicado a cómo presentar una candidatura a un premio:

Intentar diferenciarse, exponer las ventajas propias y competitivas de nuestro trabajo

Conseguir que el cliente sea pareja de la agencia en la candidatura, involucrándole.

Demostrar los resultados y aplicar la creatividad en ello.

Terminó dando unos trucos para llevar al cliente de la mano:

-Hacerle sentir la exclusividad, seducirle.

-Presumir de la estrategia (capacidad de atraer el futuro al presente)

-A través de la innovación dar valor a su marca.

A continuación Fermín Pérez, Presidente de Global Events, agencia socia del Club para la Excelencia en Eventos, nos contó su experiencia tras haber ganado más de 70 premios internacionales y 20 nacionales a través de varios casos concretos.

Dio unas recomendaciones generales sobre cómo presentar una candidatura a un premio:

- Identificar la categoría adecuada para presentar tu evento.

- Empezar por la slide ganadora, exponer lo que se pretendía y si se consiguió. Transmitir al principio el por qué tienes que ganar.

- Es muy importante que el cliente confíe en ti a la hora de “venderle” un proyecto.

- Hay que pensar en quien es el jurado de los premios

-Hay que pensar que un premio te da notoriedad, reputación, afianzamiento de la imagen de marca, nuevos clientes, fidelización de los que ya tienes, mayor facturación, liderazgo en el sector. Presentarse a un premio es una acción comercial.

Ejemplos de eventos muy premiados de Global Events:

Accenture. Evento en USA. Un gran peso de la obtención del premio fue la aplicación de una tecnología todavía no utilizada en EE.UU., en ese momento (la realidad aumentada), para la consecución del fin que se buscaba.

Philips. A través de la película Misión Imposible, con escenas integradas rodadas con los directivos de la compañía, se quiso transmitir que sí era posible mejorar los buenos resultados del año anterior en la compañía. Contando una historia se transmitió el mensaje a los empleados.

Ferrovial- Cubo en el Palacio de los Deportes, donde se proyectaba en el interior en todas las caras menos el suelo. El objetivo era transmitir la idea de unidad y pertenencia bajo una misma visión de todos los directivos y empleados que habían entrado a formar parte de la empresa española por todo el mundo.

http://www.eventoplus.com/caso/2247/un-cubo-de-25-metros-protagonista-de-la-convencion-de-ferrovial

Renault- Presentación de modelo de automóvil a los concesionarios. Construcción de una plataforma redonda dividida en porciones (en forma de quesitos), giratoria, que permitía dar sesiones de formación simultaneas, enseñar motores y vehículos e ir cambiando sin que las personas tuvieran que moverse de su sala.

Finalizó con la idea de que conseguir premios es un orgullo para la empresa, para el cliente y hay que comunicar su obtención.  

Para terminar, Eric Mottard, puntualizó los criterios de los premios Eventoplus:

Estrategia, creatividad, reto, producción e impacto.

La línea sería problema-solución-implementación y resultado

Objetivo claro

Fotografías buenas

Vídeo de un minuto para acercarse más al evento

Ordenar la información de una forma clara

Ser precisos, concisos.

Cuidar la ortografía

No sobrevenderse

Exponer los resultados

Explicar los montajes de una forma cualitativa, no cuantitativamente.

Comunicación no verbal

El origen del lenguaje en la especie humana es un tema que ha sido objeto de debate desde hace mucho tiempo y, aún hoy en día, sigue siendo tema de estudio.  Entre las teorías a destacar podemos hacer una división entre aquellas que defienden un origen único de las lenguas del mundo,  una primera lengua común se habría ido diferenciando hasta dar lugar a las demás (monogénesis); y una segunda teoría que habla del inicio de las distintas lenguas de forma independiente  y en diferentes lugares (poligénesis).

Independientemente de cuál sea el origen de los distintos idiomas, en lo que sí están de acuerdo los investigadores es en que éstos surgieron de la necesidad del ser humano de comunicarse entre ellos. Las personas somos sociales por naturaleza, como especie necesitamos comunicarnos y relacionarnos con el entorno, por  lo que fue necesario que desarrollásemos herramientas para conseguir este objetivo.

Las formas de comunicación han ido evolucionando a lo largo de la historia, desde el desarrollo de la palabra, palomas mensajeras, correo postal o llamadas telefónicas, hasta llegar al actual desarrollo de la comunicación 2.0.  Entre todas las diferentes formas de comunicación quería destacar una muy antigua y que, poco a poco, se está dejando de tener en cuenta (a pesar de su vital importancia). Este tipo de comunicación al que nos estamos refiriendo es la comunicación  no verbal o, para ser más explícitos, todos aquello que complementa a nuestra palabra (ya sean gestos, movimientos, adornos como pendientes o tatuajes, etc.). 

Investigadores de disciplinas tan diversas como la lingüística, la psicología, antropología o sociología (entre otras) se han encargado de estudiar aquellos aspectos del comportamiento humano que parecen tener una función comunicativa generando una serie de subdivisiones dentro de la comunicación no verbal: la cinésica (se encarga de estudiar el significado expresivo, apelativo o comunicativo de los movimientos corporales), la proxémica (se refiere al empleo y a la percepción que el ser humano hace de su espacio físico, de su intimidad personal, etc. ) y la paralingüística (se encarga de estudiar todo aquello que acompaña a lo verbal como es, por ejemplo, si las palabras van acompañadas de llanto o risa, el tono con el que damos la información, etc.).

Siempre que hablamos con una persona complementamos lo que decimos con multitud de gestos, movimientos oculares, cambios de postura y expresión facial que, normalmente, empleamos de forma inconsciente. La mayoría de la gente no se da cuenta de lo mucho que emplea este tipo de lenguaje a la hora de comunicarse con su entorno (no solamente como apoyo a la comunicación verbal sino también en las más pequeñas acciones de nuestro día a día. Por ejemplo: si hemos tenido un mal día en el trabajo o hemos discutido con una persona muy cercana ese enfado también va a repercutir en nuestro cuerpo generando, por norma general, tensión corporal que ya nos estaría dando información acerca del estado emocional del susodicho aunque no nos especifique la razón de esa tensión.).

Cuando nos comunicamos, lo hacemos de forma totalmente consciente y eligiendo cada una de las palabras que pronunciamos, a veces, incluso las modificamos para expresar algo contrario a lo que nos está pasando realmente dando lugar a la mentira. Con la palabra es muy fácil engañar al prójimo mientras que el lenguaje del cuerpo, al ser inconsciente (en su mayoría), es más complicado de controlar. Hemos dicho que, por norma general, no nos solemos percatar de los gestos que nos acompañan cuando nos estamos expresando, pero hay que puntualizar que hay movimientos corporales que se han generalizado y que si podemos distinguir su significado (aunque éste pueda variar dependiendo del lugar en el que nos encontremos). Por ejemplo: subir el pulgar hacia arriba como sinónimo de que algo ha ido bien o el signo de la victoria con los dedos de la mano.  Aparte de esto, es muy importante entender que no se pueden leer los distintos gestos de forma independiente, sino que hay que tener en cuenta tanto la persona como el contexto en el que se están produciendo.

En lo referido al cuerpo podemos encontrar una gran cantidad de clasificaciones de diversos autores acerca de los movimientos y las categorías en las que se engloban. Personalmente, por parecerme de las más completas, he escogido la clasificación de Argyle en la que nos encontramos: 

1) Aspectos no lingüísticos del lenguaje: se englobarían aquí todos aquellos elementos que constituyen el paralenguaje: tono de la voz, velocidad, ritmo del discurso, pausas, silencios, etc.

2) Expresiones del rostro: aquí se encuentran todos los cambios producidos en boca, ojos, cejas, nariz,  etc.

3) Mirada: entre las partes más importantes del cuerpo a la hora de la comunicación se encuentra la mirada; ésta se suele asociar con las emociones o los sentimientos. Los ojos pueden ser la señal de comunicación humana más reveladora ya que son el punto central del cuerpo y porque, además, las pupilas trabajan independientemente del control consciente. Aquí se englobarían las miradas furtivas, miradas abiertas, de soslayo, miradas esquivas, etc., y en general a todas las formas de contacto ocular.

4) Gestos con las manos: son los movimientos de las manos de carácter voluntario y a veces involuntario.

5) Gestos con la cabeza: los movimientos de la cabeza tienen como finalidad el refuerzo de la interacción y también sirven como instrumento útil para la sincronización de la conversación.

6) Contacto corporal: se refiere al contacto físico. Transmite proximidad psicológica e intimidad o, en su caso, agresividad.

7) Proximidad física: tiene que ver con la distancia que mantienen los sujetos en todo tipo de interacción.

8) Orientación: se refiere a la posición del cuerpo respecto al interlocutor y que es indicativa de distintas actitudes.

9) Aspecto exterior: son aquellos elementos que intervienen en la apariencia personal y la imagen que muestra el sujeto: ropa, maquillaje, joyas, peinado, etc.

Como ya comenté anteriormente, no todo es inconsciente. Dentro de la comunicación no verbal también se agrupan los hechos de que la gente decida vestirse de una manera o de otra, maquillarse o hacerse tatuajes. Todo esto son acciones generadas de forma consciente y que nos dan información acerca de la persona que los lleva.

Para terminar, me gustaría señalar que, en una sociedad en la que predomina la información y la comunicación a distancia gracias a las nuevas tecnologías (smartphones, redes sociales…) es fundamental que no olvidemos la comunicación presencial y muy importante que nos centremos en intentar “leer” los detalles de nuestros cuerpos porque es una fuente de información fiable y muy valiosa que podrá ayudarnos en muchos aspectos de nuestra vida, así como en nuestras relaciones con los demás.

Un paseo por la innovación

19-11-2013. El Club para la Excelencia en Eventos, en colaboración con MPI (en el marco de la feria EIBTM), organizó la mesa redonda “Innovar en eventos nos diferencia: ¿Es posible hacerlo en el momento económico actual? La creatividad es la clave”.

Participaron, Mª José Isern, Consultora de Comunicación y miembro de la Junta Directiva de DIRCOM (Asociación de directivos de comunicación), Carolina García, Directora comercial y de Marketing del CCIB (Centro de convenciones internacional de Barcelona), Alberto Larrucea, Director General de Innevento, agencia
socia del Club para la Excelencia en Eventos y Alberto Gómez, Director Gerente en Ephymera Sostenibilidad, consultora de sostenibilidad en eventos. Moderó la mesa Eric Mottard, CEO de Grupo Eventoplus.

¡Una estupenda coincidencia!, se constata, en la preparación previa de la sesión, que todos están a favor de la innovación.

Un paseo innovador en tres planos, en las relaciones, en los eventos y en los modelos de negocio, con ejemplos en los que se ha aplicado la creatividad.

En las relaciones:

Mª José Isern piensa que es fundamental hacer equipo entre empresa, agencia, espacio… y tiene que existir una relación de confianza y una continuidad para lanzarse a explorar nuevos formatos, teniendo en cuenta los perfiles de los asistentes. Hay que salir de la zona de confort y asumir riesgos, generar engagement en pro de conseguir objetivos perdurables. Alberto Gómez, en cuanto a sostenibilidad, ve muy importante que se implique a toda la cadena de suministro y que se analicen los resultados para mejorar en el próximo evento. Carolina García apunta que hay que trabajar cada vez con más actores porque el “pastel” está más repartido y hay más especialización.

En relación al asistente, Isern nos cuenta que se le intenta involucrar desde el principio, ver que espera que suceda, para después estudiar el impacto producido en él. Sostenibilidad no por moda, sino respaldada por los valores de la compañía. Gómez
considera que uno de los objetivos es dejar una impronta en el asistente. Caretas audiovisuales, contadores de carbono en tiempo real, carpooling (ofertar plazas de coche para compartirlo)…¿Y si construimos una pista de baile que transforma en electricidad las pisadas o producimos energía a través del pedaleo?

http://www.youtube.com/watch?v=d6N6wk5leR8

En los eventos:

Carolina García en relación al espacio para eventos nos contó la iniciativa easyauditorium, para adaptar el auditorio a todo tipo de evento, evitando desplazar los de menor número de asistentes a una sala de reuniones. Hay que ser flexible, quitar las butacas si lo requiere el organizador, estar abierto a romper moldes. Al mismo tiempo abrirse a más campos, por ejemplo, ofertan Movies & Pics dando la posibilidad de dedicar el espacio a rodajes publicitarios y sesiones fotográficas. El cliente te
empuja a innovar, de manera que recientemente han invertido en potenciar el
wifi de sus instalaciones.

Alberto Larrucea nos cuenta como ha dado la vuelta a un auditorio colocando a los asistentes al evento en el escenario, innovar haciendo sostenible la invitación, no descuidar los planos social y económico de la sostenibilidad,  contratando a personal en riesgo de exclusión, lo que aporta, además, mucha satisfacción.

Mª José Isern puso el ejemplo de un lugar singular (antiguo garaje), sostenible, The Hub, un espacio de coworking, para presentar un pequeño automóvil urbano. Evento de bajo coste, de vuelta a los básicos, pero impactante entorno. También la utilización de un edificio simbólico de Berlín, en construcción, les sirvió como espacio para presentar un producto.

Alberto Gómez  ofrece una extensa lista de posibilidades para hacer más
sostenible un evento: vajilla y cubertería comestible y/o compostable, magia
sostenible de la tecnología led, stands de material reciclado, atrezzo con botellas de plástico, reutilización de materiales para objetos de merchandising, eco-lanyards para las acreditaciones…

En los modelos de negocio:

Larrucea compartió su reflexión acerca de cómo su agencia se ha centrado además de en vender servicios, en generar un producto o línea de negocio nuevo. De esta manera han puesto en marcha la implementación de eventos deportivos que cautiven al sector público, a marcas que los quieran patrocinar y que arrastren al público a participar en ellos. Como ejemplo el Triatlón de Bilbao http://www.vimeo.com/24416532 o la carrera nocturna de E-ON en Lugo.

Otra forma de innovar es mejorar la metodología de trabajo y revisar el marco de las relaciones laborales.

Se concluyó que estar en la senda de la innovación implica:

-Escuchar a los clientes, al entorno, la competencia, otros sectores….para  estar al día, interiorizar y provocar ideas.

-Generar ideas sencillas, factibles y poner pasión en el momento de la venta.

-Tener la mente abierta en todo momento encontrando posibilidades para eventos donde, a priori, no parezca que las haya.