¡LAS APARIENCIAS ENGAÑAN!

“Ese negocio es muy sencillo…”

“Ese evento me lo puedo organizar yo…””

“Me voy a ahorrar ese coste… “

En ocasiones el  sector de eventos está empañado por ciertas creencias o estereotipos que impiden ver, con claridad, las consecuencias de ningunear una profesión compleja, que trabaja con la reputación de las marcas y que  se la juega en riguroso directo.

La  primera gran mentira  esta basada en la creencia de que las agencias de eventos trabajan sencillamente intermediando distintos proveedores. Contratar espacios, contratar  catering, contratar transportes, contratar audiovisuales …meterlo todo en un puchero y, “¡voila!”, sacar un evento. Y su primera conclusión es clara: Pues si me lo puedo ahorrar, ¡me lo ahorro!.

Si profundizamos un poco más,  es fácil ver el valor añadido de las agencias y los riesgos que se corren al ignorar la profesionalización de las actividades. Si tuviera que citar las tres cosas que más valor añadido aportan, de la gestión de una agencia en un evento, diría que son:

LA CREATIVIDAD: es ahí donde el concepto hace que  el evento tenga sentido, vaya dirigido a un target, persiga unos objetivos, te sorprenda y te  envuelva en unas emociones.

LA ASESORIA: la agencia tiene un papel muy importante en el asesoramiento de la empresa, basado en su experiencia,  proponiendo espacios adecuados, medidas de seguridad contrastadas, flujos de movimiento consensuados, momentos wow  estudiados, proveedores fiables, actividades envolventes, medidas de resultados…

LA FIABILIDAD: El evento es  un directo de emociones, y  es muy importante que todo este coordinado y gestionado de forma que cada parte pase en su momento y en su formato. La elección de la cadena de proveedores,  la costumbre entre ellos de trabajar en común y la coordinación de los mismos por profesionales hace que la línea del éxito y del fracaso se alejen cuando la gestión cae en equipos entrenados y experimentados.

Y sin esos tres  elementos,  la marca corre un gran peligro de estar cerca de la línea del fracaso más absoluto. 

EL CASO:

http://www.elmundo.es/madrid/2014/10/14/543c5716268e3ef4278b4579.html

Recientemente  hemos visto como una marca pujante de ropa joven ha quedado  herida de muerte e invadida de muy duras críticas de sus fans,  por  no tener previstos los posibles acontecimientos que  convertirían  el  directo de un evento en una situación incontrolada, que puso en riesgo la seguridad de los asistentes al evento.

A priori, un evento de esos que, a veces, por desconocimiento, imaginamos como SENCILLO, con unos ingredientes  aparentemente  básicos, como  localizar espacio, hacer una comunicación por mail, contactar a los artistas, preparar un catering y trasladar a los clientes en autobuses hasta el lugar del evento.

En este caso,  y una vez supuesto que estamos dentro del marco legal y que tenemos todas las autorizaciones para realizar dicho acto, (elemento que ponen en duda los periodistas) los organizadores estuvieron muy faltos de una buena ASESORIA Y COORDINACION,  que les hubiera mejorado  5  claves, que hubieran permitido que su marca hubiera seguido siendo pujante entre los asistentes, en vez de ser lapidada en redes sociales y denunciada en juzgados.

1.Organizar  al público asistente:  una convocatoria de 4.000 personas exige que los flujos de gente estén perfectamente estudiados y previstos.

2. Control de asistencia y conteo de personas exhaustivo en traslados y en acceso a espacio

3. Tratamiento del  transporte como proveedor estratégico:

-Designación de personas responsables  nombradas  específicamente para su buen          funcionamiento

-Análisis de necesidades de transporte y codificación según horarios

-Plan de mantenimiento.  Ejemplo : una vez cubiertos los horarios de máxima afluencia,  dejar un retén de  6-8 autobuses haciendo la “línea “  Capea –Madrid, Madrid- Capea

4.Análisis  de flujo de comida y bebida y distribución de los puntos de servicio

5.Equipos de seguridad y enfermería suficientes  para atender a un grupo masivo, de edad muy joven

Carta a los Reyes Magos

Estimados Reyes Magos,

Soy una empresa del sector de eventos y, como este año me he portado muy bien, quería pediros un sistema de remuneración justo, claro y aplicado de forma sólida y consistente por todas las agencias integrales de eventos y donde el mercado pueda entender de forma clara cual es NUESTRO VALOR AÑADIDO.

Soy una agencia integral de eventos y cobro por:

Creatividad,

diseño,

artes finales,

gestión de proveedores,

gestión del evento

asistencia al evento

financiación del evento….

¿Sueño…,  o Sus Majestades podrán ayudarme para que todo el mundo lo haga y los clientes lo entiendan?

Les pongo algunos ejemplos para que puedan valorar lo que con toda ilusión les pido:

¿Por qué un cliente paga sin discusiones las creatividades, diseños, artes finales y adaptaciones en un sector primo-hermano (publicidad) y, sin embargo, en un evento no se concibe?

En nuestro último evento, una convención,  se generó un concepto creativo, hilo de toda la convención, se diseñó gráficamente ese concepto y se aplicó a 32 piezas diferentes (veleros, lonas, acreditaciones, escenografía en 3d y en real, check-in, web, invitación, regalos, menciones, azafatas…)

¿POR QUÉ NO SE PERCIBE ESE VALOR AÑADIDO?

Soy, como otras, una agencia con 22 años en el mercado y en este tiempo hemos colaborado con infinidad de imprentas, serigrafías, talleres, herreros, pintores, artistas, presentadores, caterings, azafatas, empresas de iluminación, sonido , video, informática, decoradores… y tras muchos miedos, noches de angustia, sufrimiento y mucho trabajo hemos seleccionado aquellos que son fiables, rigurosos, serios, rápidos, y que trabajan con nuestros estándares de calidad… y ahora, con esa parte evidente de nuestro Know how, algunos clientes piden que declaremos quiénes son, lo
publiquemos, mostremos sus precios y negociemos con ellos…

¿POR QUÉ NO SE PERCIBE ESE VALOR AÑADIDO?

En cada evento, como todas las agencias serias, nuestros creativos  piensan un concepto, nuestros diseñadores lo convierten en gráfica, nuestros copys lo guionizan y redactan, nuestros producers buscan localizaciones y negocian precios con cada proveedor que interviene, mientras que nuestros Project managers reciben las inquietudes del cliente y hacen cuadrar todas las piezas del puzzle, que finalmente supervisará la dirección.

¿Por qué cuándo llevamos el coche al taller o nos dirigimos al abogado entendemos perfectamente unos honorarios por horas…y en nuestro sector no está bien visto que esa cifra pueda pasar de un 8-10% del evento?

¿POR QUÉ NO SE PERCIBE ESE VALOR AÑADIDO?

Los artistas quieren cobrar antes de salir al escenario, los oficios (carpinteros, pintores, teleros, herreros…) al acabar sus faenas, los hoteles y caterings exigirán una gran parte por adelantado…ah!!! ¡y los bancos ¡!ellos también cobrarán por prestar dinero!!

¿Por qué en muchos casos nos vemos forzados a financiar 120, o más días, a nuestros clientes?

¿POR QUÉ NO SE PERCIBE ESE VALOR AÑADIDO?

Y llegó el evento y se desplazaron a la ciudad 8 personas de la agencia, el montaje duró toda la noche y se empezó a ensayar a las 8 de la mañana, tras una jornada de ponencias, la cena de gala acabó a las 2 de la madrugada. A las 7 de la mañana el equipo estaba supervisando el arranque de la siguiente jornada, que daría comienzo a las 9 de la mañana, al acabar todo, tras la cena de gala, a las 3 de la madrugada, comenzó el desmontaje para que no tuviera coste la sala al día siguiente.

¿Por qué cuándo se detalla en la factura dietas y personal en evento se discute si eso debe estar incluido en la partida HONORARIOS?

¿POR QUÉ NO SE PERCIBE ESE VALOR AÑADIDO? 

Espero que Sus Majestades entiendan mis motivos y, tras ver que he sido bueno y cumplidor durante este año, tengan a bien concederme esta petición  que tan necesaria veo y tanta ilusión me hace. 

PD: Estimado sector, todos aquellos que vendéis creatividad,
servicio, fiabilidad, diseño y MUCHO, MUCHO valor añadido:

Seamos claros, seamos transparentes y mostremos sin tapujos,
vergüenzas, ni miedos, nuestros honorarios, serios, justificados y razonados!!!!