¡LAS APARIENCIAS ENGAÑAN!

“Ese negocio es muy sencillo…”

“Ese evento me lo puedo organizar yo…””

“Me voy a ahorrar ese coste… “

En ocasiones el  sector de eventos está empañado por ciertas creencias o estereotipos que impiden ver, con claridad, las consecuencias de ningunear una profesión compleja, que trabaja con la reputación de las marcas y que  se la juega en riguroso directo.

La  primera gran mentira  esta basada en la creencia de que las agencias de eventos trabajan sencillamente intermediando distintos proveedores. Contratar espacios, contratar  catering, contratar transportes, contratar audiovisuales …meterlo todo en un puchero y, “¡voila!”, sacar un evento. Y su primera conclusión es clara: Pues si me lo puedo ahorrar, ¡me lo ahorro!.

Si profundizamos un poco más,  es fácil ver el valor añadido de las agencias y los riesgos que se corren al ignorar la profesionalización de las actividades. Si tuviera que citar las tres cosas que más valor añadido aportan, de la gestión de una agencia en un evento, diría que son:

LA CREATIVIDAD: es ahí donde el concepto hace que  el evento tenga sentido, vaya dirigido a un target, persiga unos objetivos, te sorprenda y te  envuelva en unas emociones.

LA ASESORIA: la agencia tiene un papel muy importante en el asesoramiento de la empresa, basado en su experiencia,  proponiendo espacios adecuados, medidas de seguridad contrastadas, flujos de movimiento consensuados, momentos wow  estudiados, proveedores fiables, actividades envolventes, medidas de resultados…

LA FIABILIDAD: El evento es  un directo de emociones, y  es muy importante que todo este coordinado y gestionado de forma que cada parte pase en su momento y en su formato. La elección de la cadena de proveedores,  la costumbre entre ellos de trabajar en común y la coordinación de los mismos por profesionales hace que la línea del éxito y del fracaso se alejen cuando la gestión cae en equipos entrenados y experimentados.

Y sin esos tres  elementos,  la marca corre un gran peligro de estar cerca de la línea del fracaso más absoluto. 

EL CASO:

http://www.elmundo.es/madrid/2014/10/14/543c5716268e3ef4278b4579.html

Recientemente  hemos visto como una marca pujante de ropa joven ha quedado  herida de muerte e invadida de muy duras críticas de sus fans,  por  no tener previstos los posibles acontecimientos que  convertirían  el  directo de un evento en una situación incontrolada, que puso en riesgo la seguridad de los asistentes al evento.

A priori, un evento de esos que, a veces, por desconocimiento, imaginamos como SENCILLO, con unos ingredientes  aparentemente  básicos, como  localizar espacio, hacer una comunicación por mail, contactar a los artistas, preparar un catering y trasladar a los clientes en autobuses hasta el lugar del evento.

En este caso,  y una vez supuesto que estamos dentro del marco legal y que tenemos todas las autorizaciones para realizar dicho acto, (elemento que ponen en duda los periodistas) los organizadores estuvieron muy faltos de una buena ASESORIA Y COORDINACION,  que les hubiera mejorado  5  claves, que hubieran permitido que su marca hubiera seguido siendo pujante entre los asistentes, en vez de ser lapidada en redes sociales y denunciada en juzgados.

1.Organizar  al público asistente:  una convocatoria de 4.000 personas exige que los flujos de gente estén perfectamente estudiados y previstos.

2. Control de asistencia y conteo de personas exhaustivo en traslados y en acceso a espacio

3. Tratamiento del  transporte como proveedor estratégico:

-Designación de personas responsables  nombradas  específicamente para su buen          funcionamiento

-Análisis de necesidades de transporte y codificación según horarios

-Plan de mantenimiento.  Ejemplo : una vez cubiertos los horarios de máxima afluencia,  dejar un retén de  6-8 autobuses haciendo la “línea “  Capea –Madrid, Madrid- Capea

4.Análisis  de flujo de comida y bebida y distribución de los puntos de servicio

5.Equipos de seguridad y enfermería suficientes  para atender a un grupo masivo, de edad muy joven

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos necesarios están marcados *

*


1 + = cuatro

Puedes usar las siguientes etiquetas y atributos HTML: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Follow Me