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上司に頼まれたらどうする?代行メール送信の例文


「代わり返事出しといてよ」は社会人ならあり得ます

社会人一年目、まだまだ色んなことを勉強中の時に対応するのが難しいことの一つとして『代行メール』があります。直属の上司に「取引先の◯◯さんに返事送っといてね」なんて軽く伝えられますが、こちらからしたら「何をどう書けばいいんだ!」とパニックになることもあるのではないでしょうか。今回の記事は、そんな代行メールに慣れない社会人の皆さんに、是非参考にしていただきたいと思います。一度覚えてしまえば、後で応用の効くポイントもたくさんありますよ。

まずは文章の始めの挨拶から

例文としてご紹介します。

「△△株式会社 ◇◇担当 ○○様

平素は大変お世話になっております。

この度は××の代理でご連絡させていただきました。□□部の▼▼です。」

こちらが挨拶文の例文です。まずは文頭に、宛名をしっかり書きましょう。会社名や名前、わかることなら部署も記載する方がよいですね。その次に来るのが挨拶文です。「お世話になっております」という文がスタンダードではないでしょうか。そしてやっと今回のメインテーマである、代行を伝える文章になります。ビジネスマナーとして、同じ会社の人の名前は呼び捨てで書くようにしましょうね。

宛名→挨拶→代行を伝える→自己紹介→本文。これが大まかな流れになります。

文末はどう締めたらよいか

本文を書いた後の例文です。

「大変恐縮ではございますが、取り急ぎ××に代わりましてご連絡をさせて頂きました。」

急ぎの連絡だけれど上司が忙しい為代わりに返事を出したという内容が伝わればOKです。その後に「今後ともよろしくお願い致します。」などを付け足すと更に丁寧になりますね。ポイントを押さえることで、意外と難しくない『代行メール』。ビジネスマナーとして是非覚えていてください。

メール配信で重要なのは、読む相手のことを考えるということです。ダラダラと長い文章だと読む気がなくなってしまいます。できるだけシンプルに短くまとめた上で配信することが大切なのです。